会議などの欠席者に必ず委任状を提出してもらう方法

まえがき

私は現在、町内会の評議員をしています。
毎年年度末に行われる総会の出席者の集計も私の町内会では評議員の仕事の１つになっています。
その他、総会の案内状を作成したり、各戸にその案内状を配布する役目もあります。
町内会総会は、本年度の行事報告や会計報告・または来年度の行事予定などが各役員の方より次々に報告されたり、
また町内会に関わる議案も何点かあり、とても大切で重要な会議であると言えるでしょう。

この大切な総会になんらかの理由により欠席を余儀なくされた人（家）の為に、
案内状と共に委任状も一緒に事前に各戸に頒布しております。
しかしながら、毎年ではありますが此の委任状を提出しない人が何名かおり大変困惑している次第です。
御身体が不自由な方や御年寄りならまだ知らず、４０代５０代で元気に仕事をされている方が、
案内状の注釈にてお願いをしているにもかかわらず、委任状を提出をされないのですから閉口してしまいます。

いくら仕事や家庭のことが忙しくても、年にたった１度の総会の、しかも大切な総会の委任状が提出出来ないとはその人の気が知れません。
分刻みで動いている超多忙な総理大臣でさえ、委任状くらいササッと簡単に書けると思うんですけどね。^^;

あと、提出しない理由として考えられるのは、私の家までやって来て委任状を渡すのが面倒くさい！と言うならば、
私も総会終了後に総会資料を御自宅までお届けするのは憚る思いがします。

子供や孫もありながら、地域や町内を活性させたり、将来を見据え,、より良くしていく考えはないのでしょうか？
また町内会の運営を他者にやって貰っている労いの欠片もないのでしょうか？私からすれば役員を受けないのはまだしも、
事前にお願いしてある委任状を提出しない行為は町内会を軽視、もっと言えば冒涜している様に感じてしまいます。

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またいずれ、私と同様に嫌々ながらでも役員を受けざるを得なくなる時が必ず来ます。
そして実際に運営に携わった時に、私と同様、情けない想いと寂しい想いを抱くことになるでしょう。
その時に初めて役員の気持ちを理解して戴けるんでしょうかね・・・。

と言うことで、少し前置きが長くなりましたが、私が考えた欠席者に必ず委任状を提出してもらう方法を何点かご紹介させていただきます。